المستـودعات الأرشيفيـة الـذكيـة : استخـدام الآلـة الروبوتيـة (Robotic machine) فـي إدارة وحفـظ الـوثـائـق

محمد, دينا محمود عبد اللطيف

doi:10.21608/jfla.2025.386078.1599

المستـودعات الأرشيفيـة الـذكيـة : استخـدام الآلـة الروبوتيـة (Robotic machine) فـي إدارة وحفـظ الـوثـائـق "Smart Archival Repositories: Using of Robotic Machines in Records Management and Preservation"

نوع المستند : المقالة الأصلية

المؤلف

دينا محمود عبد اللطيف محمد

أستاذ الوثائق والمعلومات المساعد بقسم الوثائق والمكتبات والمعلومات كلية الدراسات الإنسانية، جامعة الأزهر، القاهرة

10.21608/jfla.2025.386078.1599

المستخلص

تعد الوثائق من أهم مصادر المعرفة في كافة مجالات الحياة مثل (التعليم والثقافة والتجارة و...)، وعند كتابة التاريخ تعد الوثيقة هي المصدر الرئيس الذي لا شك فيه ، ويقدم الذكاء الاصطناعي طرقا متنوعة لتحويل المستودعات الأرشيفية التقليدية إلى مستودعات ذكية تدار بالذكاء الاصطناعي وتقدم للمستفيدين خدمات ذات جودة عالية متاحة طوال الوقت وفي أي مكان وبطرق متعددة.
ويتناول البحث مفهوم المستودعات الذكية وسماتها ومفهوم الآلة الروبوتية (Robotic machine) وأنواعها وإمكانية استخدامها في العمليات الأرشيفية مثل الترحيل والفرز والترفيف وخدمات الرقمنة، كما يشير البحث إلى دور ميكنة العمليات الروبوتية (RPA) في إدارة الوثائق وإجراء التحول الرقمي. وقد أوصى البحث بضرورة السعي نحو إنشاء بنية تحتية تقنية قوية في مؤسسات الدولة بحيث تدار الوثائق كليا بالذكاء الاصطناعي، كما أكد البحث على ان استخدام الآلة الروبوتية لا يعني الاستغناء عن العامل البشري بل يعني توفير قوى عاملة إضافية تعين الارشيفي على أداء الأعمال الشاقة في وقت قياسي .
Records are one of the most important sources of knowledge in all aspects of life such as (education, culture, commerce and ...), and when writing history, the records is the main source, artificial intelligence offers various ways to transform traditional archival repositories into smart repositories managed by artificial intelligence and provide users with high-quality services available all the time and in any place and in multiple ways.
The research deals with the concept of smart repository, the concept of the robotic machine and its types and the possibility of using it in archival processes such as Transfer, sorting, shelfing and digitization services, and the role of robotic process automation (RPA) in record management and digital transformation. The research concluded that it is necessary to build a strong technical infrastructure in institutions so that record are managed entirely by artificial intelligence. The research also emphasized that the use of robotic machine does not mean dispensing with the human factor, but rather providing additional manpower that helps the archivist to perform heavy work quickly.

الكلمات الرئيسية

الموضوعات الرئيسية

الوثائق

المراجع

قائمة المراجع العربية والأجنبية

المراجع العربية:

اللبان, نرمين إبراهيم على (2023). إدارة الوثائق وتحديات ثورة القرن الحادي والعشرين التكنولوجية : اقتراح برنامج تعليمي متخصص في إدارة الوثائق والبيانات الموثقة وتقنياتها. المجلة العلمية للمكتبات و الوثائق والمعلومات, 5(13.2), 44-94. doi: 10.21608/jslmf.2022.145874.1124
بامفلح، فاتن سعيد مبارك(2021). استرجاع المعرفة في ظل التطبيقات الذكية . بيروت : دار المصرية اللبنانية .
حلمي ، عائشة أحمد (2023). معايير نظم إدارة الوثائق(MSR) الصادرة عن المنظمة الدولية للتوحيد والقياس : دراسة تحليلية تطبيقية .(أطروحة دكتوراه)
جعفر الصادق, آلاء. (2025). استكشاف فرص توظيف تقنية ميكنة العمليات الروبوتية (RPA) في المكتبات: دراسة حالات متعددة. المجلة العلمية للمكتبات والوثائق و المعلومات, 7(22), 6-82. doi: 21608/jslmf.2024.267699.1201
شلتوت, نسمة عيد على عبد الحميد. (2024). توظيف تقنية رؤية الحاسب الآلى فى أرشيفات الصور: بغرض إعداد دليل للتطبيق.. المجلة المصرية لعلوم المعلومات, 11(1), 678-730. doi:
شلتوت, نسمة عيد على عبد الحميد. (2022). استخدام تقنية (ICR: التعرف الذكى على الحروف المكتوبة بخط اليد) فى قراءة الوثائق والمخطوطات العربية، وانعكاس ذلك على مؤسسات حفظ التراث.. الروزنامة: الحولية المصرية للوثائق, 20(20), 367-422. doi: 10.21608/ruznama.2022.169260.1014
محمد، دينا محمود عبد اللطيف ( 2022 ) : علم الأرشيف المحوسب ودوره في مشاركة المعرفة . دراسة تحليلية مقارنة، مجلة كلية اللغة العربية بالمنوفية ، العدد 37

المراجع الأجنبية

· Afrin, S., Roksana, S., & Akram, R. (2024). AI-Enhanced Robotic Process Automation: A Review of Intelligent Automation Innovations. IEEE Access.

· Bédard, M., Leshob, A., Benzarti, I., Mili, H., Rab, R., & Hussain, O. (2024). A rule‐based method to effectively adopt robotic process automation. Journal of Software: Evolution and Process, 36(11), e2709.

· Cambridge dictionary. (online) art (RFID) https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/rfid?q=RFID

· Chen, X. (2023). Smart Archive Management: Application of IoT, BD and GIS to Infrastructure Archives Management. International Academic Journal of Humanities and Social Sciences, 1(1), 15-23.

· Collins dictionary. (online ) art (robotic machine ) https://www.collinsdictionary.com/dictionary/english/robotic-machine

· CORDIS(2024)Reconstructing the Past: Artificial Intelligence and Robotics Meet Cultural Heritage.available at : https://cordis.europa.eu/project/id/964854?utm_source=chatgpt.com

· Cui, J., Cui, L. and Jiang, H. (2022), "Archive access robot for smart archive repositories", Industrial Robot, Vol. 49 No. 4, pp. 745-759. https://doi.org/10.1108/IR-08-2021-0171

· Cutting, G. A., & Cutting-Decelle, A. F. (2021). Intelligent Document Processing--Methods and Tools in the real world. arXiv preprint arXiv:2112.14070.

· Dictionary. (2025). art (robotic ) https://www.dictionary.com/browse/

· Dirik, M. (2023). The Technical Ingenuity Of Al-Jazari And Its Relevance To Contemporary Engineering And Design: Kecerdikan Teknis Al-Jazari Dan Relevansinya Dengan Rekayasa Dan Desain Kontemporer.. Indonesian Journal of Islamic History and Culture, 4(1), 24-42.

· Erwan Le Merrer, Gilles Trédan. What is a black box algorithm?. 2023. ffhal-03940259f . https://inria.hal.science/hal-03940259v1/document

· FBI.(2020). Robots to Help Manage Billions of Pages at New FBI Central Records Complex. https://www.fbi.gov/news/stories/robots-help-manage-billions-of-pages-at-new-fbi-central-records-complex-081220

· Gal-Nadasan, N., Stoicu-Tivadar, V., Gal-Nadasan, E., & Dinu, A. R. (2023). Robotic Process Automation Based Data Extraction from Handwritten Medical Forms. In Telehealth Ecosystems in Practice (pp. 68-72). IOS Press.

· Ghadimzadeh Alamdari, A., Zade, F. A., & Ebrahimkhanlou, A. (2025). A Review of Simultaneous Localization and Mapping for the Robotic-Based Nondestructive Evaluation of Infrastructures. Sensors, 25(3), 712. https://doi.org/10.3390/s25030712

· Hardy, H., van Walsum, M., Livermore, L., & Walton, S. (2020). Research and development in robotics with potential to automate handling of biological collections. Research Ideas and Outcomes, 6.

· Herath, D., & St-Onge, D. (2022). Foundations of Robotics: a multidisciplinary approach with python and ROS (p. 543). Springer Nature.

· IEEE Corporate Advisory Group. (2017). Guide for Terms and Concepts in Intelligent Process Automation (IEEE). IEEE Std 2755-2017, 14.

· Luo Yink (2021). Design and Implementation of Smart Archives Information Service Architecture. In: ICISCAE'21: 2021 4th international conference on information systems and computer aided education, China. https://doi.org/10.1145/3482632.3484063 (accessed 20 oct 2024)

· M, MAHINA. (2023). INTERACTIVE ARTIFICIAL INTELLIGENCE. International Scientific Journal of Engineering and Management. 02. 10.55041/ISJEM00281.

· Maina, G.K. (2020), “The state of records management and service delivery in Uasin Gishu county, Kenya”, Mousaion: South African Journal of Information Studies, Vol. 40 No. 4

· Maity, R., Mishra, R., & Pattnaik, P. K. (2023). Flying robot path planning techniques and its trends. Materials Today: Proceedings, 80, 2187-2192.

· Modiba, M. (2025), "Adoption of artificial intelligence to enhance records management practices at Gauteng Department of Education in South Africa", Collection and Curation, Vol. 44 No. 1, pp. 9-7available at :. https://doi.org/10.1108/CC-12-2023-0044

· Nara. (2011).Request for Records Disposition Authority. Available at :https://www.archives.gov/files/records-mgmt/rcs/schedules/departments/department-of-defense/department-of-the-army/rg-au/daa-au-2011-0001_sf115.pdf

· national archive korya. https://www.archives.go.kr/english/technology/rfid.jsp

· Parfenov, V., Galushkin, A., Tkachenko, T., & Aseev, V. (2022). Laser Cleaning as Novel Approach to Preservation of Historical Books and Documents on a Paper Basis. Quantum Beam Science, 6(3), 23. https://doi.org/10.3390/qubs6030023

· Pingili, Ramesh. 2025. AI-driven intelligent document processing for healthcare and insurance. International Journal of Science and Research Archive 14: 1063–1077. doi:10.30574/ijsra.2025.14.1.0194.

· PROV(Public Record Office Victoria).2025 . Artificial Intelligence (AI) Capturing and managing records generated by or using AI technologies. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/AI

· Reducindo, I., & Olague, G. (2024). Archival and Artificial Intelligence: A Framework to Connect Them in Practice. In The Routledge Companion to Libraries, Archives, and the Digital Humanities (pp. 402-419). Routledge.

· Reeves, N., & St-Onge, D. (2022). Genealogy of artificial beings: From ancient automata to modern robotics. In Foundations of Robotics: A Multidisciplinary Approach with Python and ROS (pp. 3-41). Singapore: Springer Nature Singapore.

· Robotics .(2025)Encyclopaedia Britannica. https://www.britannica.com/technology/robotics

· Sarker, I.H. AI-Based Modeling: Techniques, Applications and Research Issues Towards Automation, Intelligent and Smart Systems. SN COMPUT. SCI. 3, 158 (2022). https://doi.org/10.1007/s42979-022-01043-x

· Schellnack-Kelly, I., & Modiba, M. (2024). Developing smart archives in society 5.0: Leveraging artificial intelligence for managing audiovisual archives in Africa. Information Development, 0(0). https://doi.org/10.1177/02666669241286224

· Sengsavang, E., Sullivan, P., & Trbušić, Ž. (2023). AI-Assisted Digitization of Documentary Heritage Materials. InterPARES AI.

· Siderska, J. (2020). Robotic Process Automation—a driver of digital transformation?. Engineering Management in Production and Services, 12(2), 21-31.

· Sparavigna, A. (2009). Digital restoration of ancient papyri. arXiv preprint arXiv:0903.5045.

· Taulli, T. (2020). The Robotic Process Automation Handbook: A Guide to Implementing RPA Systems. Apress.

· Wallace, P. (2024). Intelligent Document Processing: Robotic Process Automation (RPA) and AI: Transforming Business Operations at Scale.

· Wang, J., Herath, D. (2022). How to Move? Control, Navigation and Path Planning for Mobile Robots. In: Herath, D., St-Onge, D. (eds) Foundations of Robotics. Springer, Singapore. https://doi.org/10.1007/978-981-19-1983-1_8

· Wieber, PB., Tedrake, R., Kuindersma, S. (2016). Modeling and Control of Legged Robots. In: Siciliano, B., Khatib, O. (eds) Springer Handbook of Robotics. Springer Handbooks. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-319-32552-1_48

· Woodward, A. (2018), “Artificial intelligence for records management”, available at: https://igguru.net/2018/06/26/artificial-intelligence-for-records-management/ (accessed 1 feb 2025).

· Yang, G. L., & Zhang, B. H. (2023). Fully Automated Paper Document Sorting Robot Design. Journal of Electronic Research and Application, 7 (6), 1-9.

· ZHANG, D., HUANG, L. S., & HUANG, Z. H. (2021) On construction of intelligent archives management system in colleges and universities. In 2021 4th International Conference on Humanities Education and Social Sciences (ICHESS 2021) (pp. 663-667). Atlantis Press.